Questions fréquemment posées au sujet des Plumitifs

Les diverses formations offertes sur le service Plumitifs de SOQUIJ sont l’occasion pour le large éventail d’utilisateurs d’obtenir des informations essentielles sur cet outil, qui permet d’accéder à l’historique des dossiers judiciaires ouverts dans les palais de justice et la majorité des cours municipales du Québec. Qu’ils soient stagiaires en droit, avocats, notaires, conseillers en ressources humaines (et la liste est bien plus longue!), plusieurs participants ont souvent des questions très pertinentes sur les subtilités de la recherche dans ce registre informatisé.

Afin de vous permettre de parfaire vos connaissances de base quant à ce service et d’augmenter l’efficacité de vos recherches, nous souhaitons vous communiquer quelques-unes de nos réponses aux questions récurrentes posées durant les formations.

Peut-on chercher parmi toutes les catégories de plumitifs dans une seule recherche?

Non, la recherche simultanée parmi toutes les catégories de plumitifs n’est pas possible. Il est donc nécessaire de choisir d’abord une catégorie de dossiers dans laquelle vous effectuerez vos recherches en cliquant sur la catégorie désirée dans le menu de travail situé à gauche de l’écran. En choisissant la catégorie, vous serez en mesure de lancer une recherche parmi les dossiers contenus dans celle-ci uniquement.

Cela signifie donc que, si vous souhaitez connaître l’historique judiciaire d’un individu ou d’une entreprise, peu importe la nature du dossier, il vous faudra effectuer plus d’une recherche.

Afin de vous familiariser avec le type de dossiers contenus dans chacune des catégories et, incidemment, de choisir la catégorie pertinente pour votre recherche, placez votre curseur sur le point d’interrogation vis-à-vis de chacune des catégories et cliquez sur « Détails » pour obtenir des informations sur leur contenu.

Vous pouvez également consulter la section portant sur «Les catégories» dans le module d’aide qui contient des explications détaillées. Il est disponible dans le bandeau noir au haut de votre écran de recherche.

Doit-on obligatoirement entrer la date de naissance d’un particulier pour effectuer une recherche?

Non, la date de naissance est un critère de recherche complémentaire. Les seuls critères obligatoires pour la recherche par particulier, identifiés par un astérisque, sont le nom et le prénom.

Il faut noter que la recherche à l’aide de la date de naissance d’un individu n’est possible que pour les recherches faites dans les catégories Pénal, Municipal et Statutaire. Pour l’utiliser, la date de naissance doit être indiquée sous la forme AAAA-MM-JJ. Le recours à celle-ci présente 2 utilités.

Premièrement, l’utilisation de ce critère complémentaire influence l’affichage des résultats, permettant de repérer plus rapidement les dossiers pertinents et d’accélérer vos recherches. En effet, lorsque vous utilisez la date de naissance comme critère de recherche, la liste de résultats se divise en 2 sections.

La première section (A) affiche les dossiers où la date de naissance est identique à celle inscrite comme critère de recherche et où les noms sont identiques ou semblables à ceux inscrits. La seconde section (B) affiche les dossiers où les noms sont identiques ou semblables à ceux inscrits comme critères de recherche, jumelés à toute autre date de naissance que celle demandée.

Lors de l’analyse de la liste de résultats de recherche, il est important d’élargir vos vérifications et d’examiner également les dossiers affichés dans la seconde section, «Autres résultats suggérés». Des dossiers pertinents peuvent effectivement s’y trouver en raison des possibles erreurs de frappe dans la date de naissance qui sont parfois commises lors de la saisie des informations.

Par mégarde, le mois et le jour de naissance pourraient par exemple avoir été inversés. Étant donné que les informations sont saisies manuellement, de telles coquilles sont effectivement possibles. Il serait donc approprié de consulter un dossier similaire, même si la date de naissance diffère de celle de l’individu faisant l’objet de votre recherche. Des dossiers pour lesquels aucune date de naissance n’aurait été saisie, parfois en raison d’un oubli, pourraient également se trouver dans ce deuxième tableau et il pourrait donc être très important de les consulter. Vous vous assurez ainsi de faire des recherches plus complètes.

Deuxièmement, dans le cadre d’une recherche par nom, la date de naissance est l’un des éléments qui aident à indiquer que le particulier qui se trouve dans la liste des résultats est bien l’individu qui fait l’objet de vos recherches. Ainsi, la présence de la date de naissance vous permettra de sélectionner les dossiers pertinents pour consultation et donc de ne pas engendrer des frais additionnels inutilement.

Si l’on oublie d’imprimer ou de sauvegarder nos résultats, peut-on accéder à nos recherches précédentes?

Oui, en consultant l’Historique des recherches vous pouvez accéder rapidement et gratuitement aux recherches et aux dossiers consultés puisqu’ils sont automatiquement enregistrés pour une période de 30 jours. Afin d’y accéder, sélectionnez Historique des recherches dans le menu de gauche.

Pour consulter de nouveau une recherche antérieure, cliquez sur la date et l’heure de la recherche dans le tableau.

Vous obtiendrez ainsi le rapport de la recherche effectuée à une date et une heure précise, indiquant les critères utilisés lors de la recherche, la liste de résultats obtenus et les Plumitifs consultés.

Il importe toutefois de préciser qu’aucune mise à jour des résultats et des dossiers consultés n’est faite à partir de l’Historique des recherches. Les résultats y figurant sont ceux obtenus à la date et l’heure indiquée dans l’historique. Ainsi, si votre recherche n’est pas récente, il peut être préférable de lancer une nouvelle recherche avec les mêmes critères afin d’obtenir les résultats à jour et d’éviter d’omettre une information ou un dossier essentiel pour votre recherche.

Il est aussi possible d’imprimer ou de sauvegarder plusieurs recherches dans un même document, en sélectionnant les recherches souhaitées dans le tableau de votre historique et en cliquant sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez ensuite préciser l’option d’impression souhaitée et imprimer les recherches, ou encore les sauvegarder en générant un format PDF.

Vous avez d’autres questions au sujet des Plumitifs? En tout temps, vous pouvez consulter le nouveau Centre d’aide, qui regroupe une panoplie d’informations et des réponses à d’autres questions fréquemment posées sur les Plumitifs.

De plus, si vous voulez profiter de la période estivale pour en apprendre davantage, à votre rythme, sur la recherche dans les Plumitifs, SOQUIJ vous invite à suivre la formation en ligne «Capsule interactive Plumitifs – Antécédents judiciaires et criminels». Pour plus d’information et pour vous inscrire, visitez le Centre de formation SOQUIJ.

Ce billet a été rédigé avec la collaboration de Me Vanessa Batik.

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