Saviez-vous que SOQUIJ met régulièrement en ligne, à l’accueil de la section Services aux citoyens, des décisions particulièrement attendues en provenance des tribunaux judiciaires et administratifs? Mais oui, à la demande des juges et décideurs, nous rendons disponible le fichier original de la décision à la date et à l’heure convenue avec eux. Par la suite, la décision est versée dans le moteur de recherche suivant son processus normal, soit dans les 24 heures ouvrables.
En effet, vu le nombre de décisions que nous diffusons annuellement, SOQUIJ met généralement en ligne les décisions dans un délai de 24 heures ouvrables suivant leur réception. Ce délai permet d’effectuer différents traitements, certains automatiques, d’autres manuels. D’abord, les informations personnelles des parties (adresse des demandeurs et défendeurs) sont supprimées* puis, selon la provenance, la référence neutre est assignée par SOQUIJ. Le fichier est ensuite converti en HTML (page Web) et doit enfin passer un contrôle de qualité avant d’être versé sur le site Services aux citoyens / Trouver une décision ainsi que dans les banques de données AZIMUT.
Il est vrai que le délai entre la date où une décision est rendue et sa mise en ligne peut varier grandement. C’est que chaque tribunal ou organisme est indépendant et nous transmet ses décisions selon sa politique propre. Par exemple, la Régie du logement attend 3 jours et la Cour du Québec, 10, afin de permettre aux parties de prendre connaissance des décisions qui les concernent et qui sont souvent expédiées par la poste. Par contre, à partir du moment où le fichier a été transmis à SOQUIJ, le délai de 24 heures ouvrables est la norme.
Il y a quand même des exceptions à la règle des 24 heures. La première concerne un assez grand volume de décisions qui font l’objet d’un caviardage préalable à la mise en ligne pour protéger l'identité des parties et des intervenants. C’est une étape obligatoire pour toute décision rendue en droit de la famille, mais parfois aussi en droit pénal quand une ordonnance le prévoit (par exemple en matière d’agression sexuelle). Ce caviardage n’est pas effectué à la source mais bien par SOQUIJ, qui veille à masquer tout ce qui permet d’identifier quelqu’un (plus d’information sur le caviardage). La seconde exception vise un nombre infime de décisions en matière criminelle et qui sont en attente de diffusion. De nature intérimaire, ces décisions sont susceptibles d'être frappées d'ordonnances de non-publication jusqu'à ce que la décision finale soit rendue.
Compte tenu de l’important volume de décisions diffusées annuellement — plus de 100 000 —, le processus de mise en ligne rapide et homogène de SOQUIJ se compare avantageusement avec ceux observés dans d’autres juridictions canadiennes et étrangères.
*Depuis 2007.
Il serait intéressant de connaître le délai de transmission de chaque tribunal ou organisme, éventuellement répertorié sous forme de tableau accessible à la consultation.
C’est une bonne suggestion mais dont la mise en œuvre présenterait quelques difficultés. Généralement, ce sont les juges, décideurs ou leur adjoint(e) individuellement qui nous transmettent les décisions. Il peut arriver, même au sein des organismes qui se sont donnés ces règles, que les délais ne soient pas appliqués rigoureusement notamment en période de vacances, en fonction des mouvements de personnel ou pour toute autre raison indépendante de notre volonté.